通过与SSL Post合作,我们为我们的学校客户提供能够一个线上发送平台,学校可以选择使用该平台发送电子工资单。阅读文章了解为什么对于学校的财务部门这是一个明智的决定。

收到纸质工资单即将成为第二选择。在这个关注成本的时代,对于纸质工资单, P11Ds, P60s和P45s来说并不是最佳选项,时间,效率,成本都是要考虑的问题。目前预算和成本双控已是常态,能够合理控制费用在整个组织里是十分重要的。

转换到电子工资单对于学校和教职工来说都能够获得巨大收益。用于制作,分发工资单的成本将显著降低,同时教职员也会收益于线上系统。他们可以在任何时间和地点,通过移动设备和电脑接入PAYE在线文档。

学校面临什么挑战?

预算更少,给的时间更短,费用和资源需要被明智的分配。除此之外,教职员希望简单快速的了解所有和他们受雇工作有关的文档,而不是在文件柜中重复查找,浪费时间。

同时,法律也要求保护个人信息不被泄露,细节会在文章中提到。

在薪酬部门,一个具有共性的问题发生在雇员需要出具财务证明的时候,例如借款,贷款时,需要出示收入证明。这也影响了薪酬部门内部评估的时间。对于一些薪酬专员不可避免,相关请求需要数份工资单拷贝或者P60s成为了他们的主要任务,并或多或少影响了他们交付常规任务的进度。

教职员同时也可能分散在多个地点,通过热线和远程工作方式工作。他们由于各种各样的原因不在公司,或者是签署的短期工作合同,也包括一些假日和病假的情况。这些都将影响每月及时交付工资到他们手上。

为什么要电子工资单?

当教职工需要了解他们自己的薪酬记录等信息,一个自助型,简单方便的工资文档管理平台就显得很重要。通过该解决方案,能够释放薪资部门员工的时间和精力,省去了来回查找,拷贝和重新分配所需文档的时间和花费的精力。如果存档资料也导入到系统中后,相关员工可以查询所有时间段的所有文档。除此之外,教职工也不会再收到纸质工资单,他们的工资单将会通过安全通道在合适的时间发送给他们。

已经拥有数以千计的员工正在使用无纸化工资单。在线电子工资单平台提供一个快捷,轻松,便利的方式来发送工资单,P11Ds,P60s,P45s和其他薪酬相关文件。他们可以用来发送、储存人力资源沟通文件,合同,自动化注册和养老金沟通以及所有和雇佣有关的沟通信息。雇员更倾向于在一个他们方便的时间,通过一个安全的环境接触到所有薪资和工作相关的文档,即使他们不在公司和家中。

组织机构有义务来减少他们对环境的影响,所以有很多的机构已经转换到无纸化办公,以便减少垃圾和降低成本,线上服务正快速成为生活中各个方面的标准化配置。

保护数据

GDPR介绍和在随后应用的2018年《数据保护法》中规定各类组织应该对他们的政策,流程和实际操作负责,触犯相关法律将导致严重的后果。同时各类组织也很容易违反这类法律;比如把工资单信封放置到邮件格中,放在桌子上或者甚至直接交到快递员手里,这些都存在着被拦截和数据泄露的风险。电子工资单从预防了相关风险,防止不相关接收人收到接触到相关文档。

选择对的服务商

一旦学校决定对电子工资单文档项目进行立项研究,我们建议从下面几个方面来考虑:

学校有责任确保所有处理个人信息的流程都是在安全的环境下进行的;需要根据自己学校的情况,在设计好的各个流程环节上进行安全风险评估。

当选择选择一家服务商来进行实施,需要确保对服务商和数据中心进行尽职调查,确保他们都符合ISO27001-国际数据安全标准的要求。政府资助的,网络相关证书同样是加分项,这些都能够证明服务商达到或者超过行业标准,作为代表学校处理所有数据的服务商,这也是他们在网络安全方面所做的承诺。

从其他用户那里了解产品,听听他们的使用心得。他们同样有不少在实施中积累的宝贵经验。

同样需要了解服务商提供的平台是否只能处理工资单,还是能够处理额外的文档?市场上有些解决方案只能处理工资单。

考察完这些之后,可能还会有有些阻力,包括一些简单的问题,比如缺少相关网络拨款。也可能是有员工仍然需要纸质工资单,你的服务商提供的系统是否可以轻松设定这些内容?

最后,服务商的解决方案是否与你的支付工资软件相兼容?理想的是,你正在寻找的服务商,能够提供一个与你现有相关软件能够无缝整合的解决方案,无需额外的投资或者替换现有的软件。

在网上有很多关于电子工资单的优势的文章。然而,有些太过冗长,花费宝贵时间。简明扼要,参考下表。这张表展示了关键的因素和需求,电子工资单和纸质工资单的对比表现。还有在转换为电子工资单之后,学校和教职工的后续反馈。

WCBS ePAYSLIPS Paper payslips
Safe and secure delivery Y N
Fast delivery Y N
Fast ROI Y N/A
Encrypted until opened Y N
Track & trace at no extra cost Y N
Audit reporting Y N
Branded Y Y
P60/P45/P11D Y Y
HR communications Y Y
Auto enrolment letters Y Y
Multi‐site workers Y Y
Offshore workers Y N/A
Access 24/7/365 Y N
Suitable for remote workers Y Y
Accessible on mobile devices Y N
Historic document access Y Y
Multi‐media output Y N
Physical file storage required N Y
Hot desks and shared environments Y N/A
Physical presence required N Y
Printer required N Y
Printer consumables required N Y
Stationery required N Y
Postage required N Y
Reproduction required N Y
Deterioration/damage risk N Y
Resource Light Heavy
Time Light Heavy