招生负责人如何学习管理招生团队?

当前,大多数招生负责人都是通过“干中学”来学习如何招生以及如何管理招生团队的。通常情况下,招生负责人都是以前的一线招生工作,在积累多年工作经验,取得一定成绩后被提拔到管理层,负责一个学校或几个校区的招生工作。但当他们走到管理岗位时,缺发现很少有招生负责人接受过正规的招生管理培训甚至招生方面的系统培训,大部分经验都是在最近 10年左右教培市场快速扩张中“摸索“得出的经验。

同时,大多数商学院几乎没有招生或招生管理方面的课程。此外,很少有学校为其招生负责人提供全面的招生管理培训计划。这是很奇怪的,因为招生是任何学校的命脉。

管理招生团队可能是任何学校中最具挑战性的工作之一。招生负责人负责不同的任务,包括日常招生,招生管理,高密度参加招生活动,做招生预测,以及激励招生团队等。

学校倾向于寻找既往有成功招生经验的人员作为招生负责人,这可能是错误的假设。优秀的招生专员通常比较独立、自我意识强烈,喜欢单打独斗。想象一下职业体育,很多伟大的运动员最终都变成了平庸的教练。同样地,我并不认为优秀的招生一定会成为出色的招生负责人。

目前国内多数学校的现实情况是,招生负责人很难取得成功,因为他们缺乏管理招生团队所需的管理技能。这个问题的主要症状包括:招生负责人被日常管理问题压得喘不过气来,花太多时间“救火”,团队人员流失率高,同时由于激烈竞争和政策影响,新校或缺乏特点的学校往往业绩不佳,这可以说体现了当前学校市场的现状。

虽然大多数学校都能认识到招生团队负责人对团队绩效,乃至学校的生存的影响,但是大多数招生负责人仍然需要自己学习如何辅导他们的团队。事实上,很多学校就没有足够的资源或预算,甚至意愿来用于招生负责人的发展。很多学校总希望找到一位“即插即用”型的管理者“破局”,但实际情况告诉我们,那只能是一厢情愿,这在其他行业已经被反复验证。

基于这些原因,我认为学校非常有必要去关注下列四项关键招生管理能力的培养。同时,对于一位招生负责人来说,具备长期成功的关键驱动力,也需要锻炼这四种管理能力并加以掌握:

  • 建立/优化招生团队

     

  • 管理招生业绩

     

  • 影子教练

     

  • 招生领导力
01 建立/优化招生团队

高绩效的招生团队是建立在优秀招生老师的基础上的,这些人总是能达到并超过配额。因此,成功的招生负责人必须不断招聘和聘请有才华的招生,这个过程中的关键技能就是现场面试。不幸的是,在一个相对简短的面试中发现求职者的潜在能力,是非常具有挑战性的。对于招生老师来说尤其如此,他们通常是在面试中很会表演,而不是在工作之后才做得最好。

比较有效的甄选优秀候选人是通过基于行为的面试来达成,将特定的招生能力从招聘要求转化为特定的招生行为,然后将其作为面试问题的基础,旨在揭示这些行为。

为了确定影响业绩的具体行为,招生负责人应该研究区分优秀员工和团队其他成员的关键特征,这些特质包括职业道德、动力、适应力和正直等。

在面试中发现特定行为的一个好方法是使用STAR问题。STAR提问系统可以帮助招生负责人在面试中更深入地了解优秀的招生老师所具备的具体行为。

具体来说,STAR行为问题包括以下类型的问题:

  • Situation(情境)-描述一个你完成某事或特定行为的情境。

     

  • Task(任务)-通过询问任务是什么进一步探索。

     

  • Action(行动)-包括哪些具体的行动?

     

  • Result(结果)-结果是什么?

通过这些类型的问题,招生负责人可以系统地深入了解候选人的背景,并通过评估候选人在以前情况下的经验和行为来确定他们是否具有理想的招生老师特征。

STAR流程决定了在回答行为类型的问题时要具体和详细。这与问诱导性问题相反,比如,“我们正在寻找精力充沛、有竞争力的招生代表,你有竞争力吗?”STAR问题迫使候选人要用行为细节来证明他们声称的能力。

相关思路和逻辑同样适用于寻找那些没有经验的候选人。

02  管理招生业绩

管理一个3-5人的典型规模招生团队从来都不是一项轻松的工作。招生负责人每天到底应该做些什么呢?管理的经典定义是“通过他人,并与他人一起实现结果”。这是招生负责人的主要职责。

不幸的是,许多从该领域晋升的招生负责人并不具备管理团队的技能、知识和工具。日常招生管理的精髓包括:

  • 沟通预期:让每个人都知道对他们的期望是什么,以及如何进行考核。

     

  • 监督和管理工作行为:让每个人都知道什么行为会带来积极结果和成功。

     

  • 定期考核工作结果:以便及时采取纠正措施和/或积极的强化措施。

     

  • 定期提供反馈:以带来持续成长、总结得失以及分享最佳实践。

招生管理的一个关键概念是理解行为和结果之间的区别。结果是招生老师的行为所实现的结果,而行为是招生老师用来实现结果的可观察、可衡量行为。

实际工作中,招生负责人往往过于关注对结果的追求,而不是导致结果的行为。

监督行为是至关重要的,因为积极和一致的行为会导致积极和一致的结果。监督行为可以帮助招生负责人准确预测结果的起伏,及时采取纠正措施。

招生负责人还需要系统地分析团队成员之间业绩差距的原因。有时,业绩差距的原因是招生老师“内在的”——例如,缺乏技能或知识、态度、动机等。而其他时候,原因是“外部”的——例如,招生老师不理解管理层的绩效预期,缺乏反馈等等。

无论哪种情况,一旦他们了解了这种差距的根本原因,招生负责人就需要能够采取适当的管理行动,如教练、辅导、咨询或沟通期望。

在管理招生业绩的过程中,对招生数据的收集和分析变得至关重要,招生负责人要借助工具来及时发现和掌握每个招生老师的招生进展和情况,并及时提出反馈,督促改进。这需要有顺手的招生工具,市场上也有不少供应商提供了相关的解决方案,在学校承担不多的费用的前提下,能够将招生数据统一、高效的管理起来,辅助业务判断和决策、改善业绩表现。

03 影子教练

也许对招生负责人来说,在实际工作中,最不常用到,但却十分有效的提升团队技能的手段就是影子教练。也就是作为“影子”在招生老师和潜在家长电话或面谈中观察招生老师的表现,之后进行沟通反馈。在实际运作前,招生负责人需要和招生老师达成共识,通过定期的“影子教练”这种方式,帮助他们的招生学习或提高具体的招生技能。

这对招生负责人来说可能是极具挑战性的。记住,许多招生负责人在被提升为招生管理人员之前都是成功的招生老师。对他们来说,招生是自然而然的事,他们经常不能理解为什么他们的某位团队成员不能“理解它”。

幸运的是,影子教练是一种可以学习、练习和完善的技能。例如,大家应该遵循一个结构化的四步循环。

  • 提供一个练习的机会

     

  • 获得使用新方法的承诺

     

  • 引导招生老师自我觉察

     

  • 强化积极的行为

关键目的就是使用正强化来加强招生专业人员擅长的技能。现实中,很多管理者对团队的“不足”太过在意。这正是需要纠正的。

接下来,由招生负责人带领招生老师进行自我觉察的过程。这个微妙的过程始于让招生老师分析复盘沟通过程。在许多情况下,招生老师对自己的拜访表现要比招生负责人苛刻得多。

此外,招生老师可能会采取行动解决自己发现的问题。有时候,招生老师的自我分析没有切中要害。在这种情况下,招生负责人应该使用引导性问题来帮助招生老师“发现”她们的长处和短处。例如,你可以问:“你还记得当你在回答家长问题前,家长停顿时的反应吗?”

如果招生老师在这一点上不能或不愿意认识到技能问题,招生负责人应该向招生提出建议,告诉他或她如何改进。然后,他们应该寻求反馈,以确保招生理解了建议,并提供下一个实践机会。有条件的话,也可以进行角色扮演和/或模拟招生拜访。最后,招生负责人需要获得招生老师对使用新方法的承诺。

04 招生领导力

作为招生领导者的招生负责人可以积极地影响招生团队的行为和态度,以达到或超过他们的业绩目标。这些在业绩和结果上的积极变化是优秀招生领导力的体现和切实的好处。

招生领导力是一项强大的技能,能够使招生负责人取得出色的业绩。优秀的招生领导者知道如何激励和影响他人,以充分发挥每个人的潜力。招生领导力通常比传统的招生管理手段更积极主动。

虽然招生领导力有很多不同的维度,招生负责人应该在以下方面表现出色,做出榜样:

  • 招生愿景:沟通和执行招生愿景的能力为招生团队提供了重点和方向,这有助于确定活动的优先级,激励团队,并提高业绩。
  • 决策:做决定并不总是那么容易,但招生负责人需要仔细权衡各种选择,以做出正确的决定。这是建立自信、自尊和信任的最好方式。
  • 影响力:具有说服、激励和推动招生团队前进的能力。获得招生团队的承诺,以完成招生负责人的招生愿景。
  • 个人能力:个人能力是招生领导力的最后一种力量,它包括一些通常难以衡量和定义的特质,比如自豪、公平和热情,以及一些个人特质,比如管理技能、演讲力等。

领导力并不是一个职位上所具备的权利,而更应视为是基于职位所驱动去执行的行动。

高效能的招生领导者必须学会在行动力上胜出,以使他们的招生团队始终保持高水平的表现。这四种能力或力量协同工作,甚至有时重叠,从而影响招生团队对学校招生活动的看法。当然,对其他部门来说,或多或少,也是可以参考借鉴的。希望这篇文章对大家有所启发。

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最后我想强调,市场营销部聚焦为学校创造品牌背书和招生线索,招生部则聚焦把品牌和线索转变为现金。在学校看来,这都是成功的必要因素,只有拥抱合作,重新审视并改进学校的招生流程,借助高效的工具,才有机会让不同部门的小伙伴们能愉快的一起玩耍,为学校的良性发展奠定基础。